1. Administrator danych
2. Jakie dane możemy przetwarzać
Zakres zależy od wybranego formularza i sposobu kontaktu. Może obejmować:
- imię, numer telefonu, adres e-mail i treść wiadomości;
- wybraną usługę, miejsce i orientacyjny rozmiar tatuażu, preferowany termin albo kwotę bonu;
- dobrowolnie przesłane zdjęcie lub plik potrzebny do wstępnej oceny projektu;
- adres strony i formularz, z którego wysłano zgłoszenie, datę wysłania oraz podstawowe dane techniczne i bezpieczeństwa, takie jak adres IP i logi serwera;
- źródło wizyty, parametry kampanii (np. UTM) oraz identyfikatory kliknięcia reklamowego, takie jak GCLID, GBRAID lub WBRAID — tylko w zakresie dozwolonym przez wybrane ustawienia zgody;
- zdarzenia związane z korzystaniem ze strony, np. wyświetlenie strony, kliknięcie kontaktu lub skuteczne wysłanie formularza — po udzieleniu właściwej zgody albo w ograniczonym, pozbawionym plików cookie trybie Consent Mode;
- treść i dane techniczne rozmowy głosowej — wyłącznie po świadomym uruchomieniu asystenta ElevenLabs.
3. Cele i podstawy prawne
- Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie wyceny, konsultacji lub wizyty — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy albo wykonanie umowy.
- Obsługa formularzy, ochrona strony przed nadużyciami, zapewnienie bezpieczeństwa oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes.
- Realizacja obowiązków księgowych, podatkowych lub innych obowiązków prawnych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli po kontakcie dojdzie do zakupu usługi.
- Analityka korzystania ze strony, pomiar kampanii Google Ads, personalizacja reklam i ulepszone konwersje — art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli dobrowolna zgoda udzielona w ustawieniach prywatności. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie przez przycisk „Ustawienia prywatności”.
- Podstawowy pomiar bez zapisu opcjonalnych identyfikatorów w przeglądarce — Google Consent Mode przekazuje dostawcy ograniczone sygnały techniczne przy domyślnie odrzuconych zgodach. Nie ustawiamy wtedy analitycznych ani reklamowych plików cookie.
- Uruchomienie asystenta głosowego ElevenLabs — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Asystent ładuje się dopiero po kliknięciu przycisku wyrażającego zgodę; zgodę można wycofać, zamykając sesję przeglądarki i nie uruchamiając go ponownie.
Zaznaczenie pola przy formularzu potwierdza zapoznanie się z tą Polityką i żądanie kontaktu w sprawie zgłoszenia. Nie jest zgodą marketingową.
4. Odbiorcy danych i używane usługi
Dane udostępniamy tylko w zakresie potrzebnym do obsługi zgłoszenia albo działania strony. Odbiorcami mogą być:
- Netlify — hosting strony i funkcji obsługujących bezpieczne przekazanie formularza do CRM; nie używamy Netlify Forms jako dodatkowej skrzynki zgłoszeń;
- Cloudflare Turnstile — ochrona formularzy przed automatycznymi nadużyciami; token jest weryfikowany po stronie serwera i nie zastępuje zapisu zgłoszenia w CRM;
- system CRM WOW-STUDIO hostowany w Netlify — zapis, deduplikacja i obsługa zgłoszeń oraz przygotowanie informacji o późniejszych etapach obsługi;
- Google (Gmail) — skrzynka, do której trafiają powiadomienia i korespondencja;
- Google Analytics i Google Ads — analityka, pomiar kampanii, Consent Mode, konwersje online i późniejsze konwersje offline. Przy udzielonej zgodzie na dane użytkownika numer telefonu lub e-mail mogą zostać znormalizowane i przekształcone kryptograficznie przed wykorzystaniem w ulepszonych konwersjach;
- Telegram — wewnętrzne powiadomienie o nowym zgłoszeniu, gdy integracja powiadomień jest aktywna;
- ElevenLabs — wyłącznie po uruchomieniu asystenta głosowego przez użytkownika;
- upoważnione osoby współpracujące z WOW-STUDIO oraz dostawcy IT, księgowości lub pomocy prawnej — tylko gdy jest to konieczne i na podstawie odpowiednich zobowiązań.
Informacje o zasadach poszczególnych dostawców są dostępne w ich dokumentach: Netlify, Cloudflare, Google, Telegram i ElevenLabs.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy technologii działają globalnie i mogą przetwarzać dane poza EOG. W takich przypadkach transfer odbywa się na podstawie mechanizmu dozwolonego przez RODO, zależnie od dostawcy i lokalizacji przetwarzania, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, Ram Ochrony Danych UE–USA albo standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej. Szczegóły znajdują się w politykach i dokumentach transferowych dostawców wskazanych powyżej.
6. Jak długo przechowujemy dane
- zwykłe zapytania, po których nie dochodzi do realizacji usługi — co do zasady do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu;
- dane związane z umową, płatnością lub dokumentacją księgową — przez okres wymagany prawem oraz potrzebny do upływu właściwych terminów roszczeń;
- dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania, chyba że wcześniej przestaną być potrzebne;
- dane analityczne i reklamowe — zgodnie z ustawieniami retencji właściwego konta Google i nie dłużej, niż jest to potrzebne do oceny kampanii, z możliwością wcześniejszego usunięcia lub anonimizacji;
- awaryjna kolejka przekazania formularza do CRM — maksymalnie 30 dni, a po potwierdzonym przekazaniu wpis jest usuwany wcześniej;
- kolejka żądania wycofania zgody na pomiar reklamowy — do potwierdzenia zmiany w CRM; operacyjny termin realizacji wynosi maksymalnie 31 dni, a niepotwierdzone żądanie nie jest po tym terminie automatycznie porzucane. Kolejka zawiera wyłącznie nieprzejrzysty identyfikator zgłoszenia i kryptograficzną możliwość jego odwołania, bez danych kontaktowych;
- logi bezpieczeństwa i kopie techniczne — przez okres wynikający z cyklu bezpieczeństwa i retencji właściwego dostawcy, nie dłużej niż jest to konieczne.
Jeżeli dane nie są już potrzebne, usuwamy je albo anonimizujemy, o ile przepisy nie nakazują dalszego przechowywania.
7. Twoje prawa
W granicach przewidzianych przez RODO masz prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania, usunięcia albo ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie;
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Aby skorzystać z praw, napisz na tatuazstudio.pl@gmail.com. Możesz też wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa; aktualne informacje są na stronie uodo.gov.pl.
8. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych i informacji potrzebnych do obsługi zapytania nie będziemy mogli odpowiedzieć, przygotować wyceny albo umówić wizyty. Pola oznaczone jako wymagane ograniczamy do minimum potrzebnego dla danego formularza.
9. Mapa, linki zewnętrzne i pamięć przeglądarki
Mapa widoczna na stronie jest statycznym obrazem przechowywanym razem ze stroną. Połączenie z Google Maps następuje dopiero po kliknięciu „Wyznacz trasę”; od tego momentu obowiązują zasady Google. Podobnie działają linki do serwisów społecznościowych i zewnętrznego serwisu rezerwacji.
Domyślnie analityczne i reklamowe zgody Google mają status „odmowa”. Wybór zapisujemy lokalnie w przeglądarce pod kluczem wow_consent_v3. Po zgodzie możemy zapisać także ograniczone dane atrybucyjne, takie jak parametry UTM i identyfikator kliknięcia, aby połączyć zgłoszenie z właściwą kampanią. Identyfikator podróży i zgłoszenia służy również deduplikacji formularza.
Po wysłaniu zgłoszenia przeglądarka może przechowywać przez maksymalnie 31 dni nieprzejrzysty identyfikator i kryptograficzną możliwość odwołania zgody. Nie zawierają one imienia, telefonu ani treści formularza. Dzięki temu zmiana zgody z „Reklamy i pomiar” na odmowę może zostać trwale przekazana do CRM także po wcześniejszym wysłaniu formularza.
W każdej chwili można ponownie otworzyć „Ustawienia prywatności” w stopce i zmienić wybór. Wycofanie zgody usuwa przyszłe wykorzystanie danych tego zgłoszenia do konwersji offline; nie cofa zgodnego z prawem przetwarzania sprzed wycofania. Gdy przeglądarka nie może zachować możliwości odwołania albo chcesz skorzystać z pozostałych praw, napisz na tatuazstudio.pl@gmail.com. Decyzja o uruchomieniu ElevenLabs jest przechowywana oddzielnie w pamięci sesji przeglądarki.
10. Zautomatyzowane decyzje i zmiany Polityki
Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Po zgodzie Google może wykorzystywać sygnały reklamowe do pomiaru lub personalizacji, ale WOW-STUDIO nie używa ich do automatycznej decyzji o przyjęciu klienta, cenie ani możliwości wykonania zabiegu. Asystent głosowy również nie podejmuje takich decyzji.
Politykę możemy aktualizować, gdy zmienia się sposób działania strony, zakres usług albo prawo. Na tej stronie zawsze podajemy datę najnowszej wersji.